We wtorek Rząd przyjął projekt ustawy “o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji”. Od 2019 r. akta pracownicze nie tylko będą przechowywane tylko 10 lat, ale również Pracodawcy będą mogli tworzyć elektroniczne bazy dokumentów (dotychczas uznawano tylko papierowe). Możliwe będzie też przechowywanie  akt w postaci mieszanej (częściowo papierowej, częściowo elektronicznej). Wybór będzie teraz należał do firmy.

 

 

Więcej obowiązków ma przejąć na siebie ZUS. Projekt zakłada, że pracodawca na bieżąco będzie przekazywał do ZUS informacje ubezpieczeniowe o swoich pracownikach, a ZUS będzie to od razu zapisywał w swojej bazie. Dodatkowo po zakończeniu pracy firmy będą wydawać pracownikom tzw. rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało m.in. zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach. Dane z rozszerzonego świadectwa również trafią do ZUS.

Kto skorzysta?

Zmiany mają być dobre dla wszystkich zainteresowanych: dla ZUS, bo będzie miał wiarygodne informacje o wszystkich zatrudnionych; dla pracownika, bo już nie będzie musiał biegać po dawnych pracodawcach w poszukiwaniu akt; dla firm, bo dzięki przekazywaniu danych do ZUS na bieżąco zaoszczędzą na kosztach przechowywania dokumentów.

Jak to zadziała w praktyce?

Zmiany dotyczą tylko pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy, czyli po 1 stycznia 2019 r. Ich dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Jeśli okres przechowywania dokumentacji przykładowego pracownika zakończy się w lutym 2029 r. , to między 1 marca 2030 a 1 kwietnia 2030 pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację.

Jeśli pracownik pracował od 1 maja 1996 do 31 października 1998, dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat. Okresu przechowywania akt osób zatrudnionych przez 1 stycznia 1999 r. nie można skrócić.

 

Jeśli pracownik był zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania wyniesie 50 lat, chyba że pracodawca złoży raport informacyjny. Taki raport musi zawierać informacje niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za zamknięty okres pomiędzy latami 1999 a 2018. Pracownicy dowiedzą się o złożeniu raportu od pracodawcy – otrzymają jego kopię wraz z zakończeniem pracy, a także od ZUS – w informacji o stanie konta

 

JESZCZE JEDNA ZMIANA – Pensja na konto, gotówka na wyraźne życzenie

Kodeks pracy stanowi, że pensję wypłaca się w gotówce, chyba że pracownik na piśmie wyrazi zgodę na otrzymywanie przelewu.  Z danych Banku Światowego z 2014 r. wynika, że 77,8 proc. pracowników decyduje się na tę formę (dziś te wyniki są zapewne jeszcze wyższe). Aby wyjść naprzeciw tej tendencji, ustawa przewiduje, że przelew stanie się domyślną formą wypłaty wynagrodzenia, a wypłata w gotówce będzie następowała na wniosek pracownika.

 

Zmiany te są częścią pakietu #100zmianDlaFirm.